Menyelesaikan manuskrip dan siap dikirim ke jurnal

Setelah kita yakin manuskrip yang kita tulis siap untuk dikirim jurnal yang kita pilih, tindakan berikut ini sebaiknya dilakukan:

• Hubungi lagi ko-penulis untuk meminta persetujuan akhir mengirimkan manuskrip ke jurnal yang dipilih
• Identifikasi mitra bestari (reviewer) yang diinginkan
• Tinjau ulang ruang lingkup dan tujuan jurnal yang dituju
• Periksa dan buat format manuskrip mengikuti panduan jurnal yang dituju
• Baca kembali kebijakan jurnal sebelum publikasi ketika manuskrip diterima
• Tulis surat pengantar (cover letter)
• Kenali dengan baik pilihan lisensi jurnal atau kebijakan hak cipta dari jurnal

Tindakan ini sepertinya bisa meningkatkan kemungkinan karya kita akan direviu secara eksternal.

Modul ini akan memaparkan pertimbangan penting agar manuskrip yang sudah selesai ditulis benar-benar siap dikirimkan ke jurnal yang ingin dituju, yang meliputi: (i) memformat manuskrip ke jurnal yang dituju, (ii) membaca kembali dan mengoreksi tulisan dalam manuskrip, (iii) menulis surat pengantar yang efektif, (iv) memberi saran mitra bestari, (v) mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan, dan (vi) siap mengirim.

Kita sudah menghabiskan banyak waktu untuk melakukan penelitian. Jangan sampai kesalahan administrasi mengakibatkan manuskrip kita ditolak. Ambil langkah berikut untuk memastikan manuskrip kita siap direviu:

• Baca lagi panduan jurnal
• Hapus keterangan, sorotan (highlights), komentar dan perubahan terlacak (track changes)
• Masukkan semua gambar, tabel dan skema
• Sediakan pustaka acuan lengkap
• Edit Supplementary Information dan kirim dalam file terpisah
• Masukkan semua nama penulis, surat pengantar, grafik table of content (TOC) atau graphocal abstract, data pendukung, dan ijin jika dibutuhkan

Singkatnya, jangan sampai kantor editor mengejar dan mencari komponen yang hilang. Buat pekerjaan mereka semudah mungkin.

Daftar periksa

Masing-masing jurnal mempunyai komponen khusus yang dipersyaratkan, kadang-kadang dirangkum dalam sebuah daftar periksa (checklist). Pastikan manuskrip yang kita kirimkan memenuhi semua persyaratan. Sebagai contoh adalah ACS Submission Checklist yang merupakan tinjauan umum komponen kunci yang dibutuhkan pada saat mengirim manuskrip, tetapi selalu konsultasikan dengan panduan target jurnal untuki informasi lengkapnya.

Templat

Sebagian besar jurnal menawarkan dokumen templat untuk mengirim manuskrip. Templat ini membantu kita menyusun struktur yang benardengan format yang benar dan memperkirakan panjang mansukrip untuk manuskrip dengan batasan jumlah kata seperti letter atau short communications. Menggunakan templat juga membantu memperlancar proses penulisan manuskrip dan meyakinkan editor dan mitra bestari tahu dimana mencari informasi penting yang mereka butuhkan. Beberapa jurnal mensyaratkan kita menggunakan templat yang disediakan. jadi pastikan membaca panduan penulisan jurnal khusus. Periksa juga batasan jumlah kata. Tidak semua jurnal menyediakan templat dan kalaupun ada, pemakaian templat biasanya opsional, tidak wajib. Di bawah ini adalah salah satu contoh templat yang disediakan oleh American Chemical Society (ACS) dalam MS Word.

TITLE (Word Style “BA_Title”). The title should accurately, clearly, and concisely reflect the emphasis and content of the paper. The title must be brief and grammatically correct.

AUTHOR NAMES (Word Style “BB_Author_Name”). Include in the byline all those who have made substantial contributions to the work, even if the paper was actually written by only one person. Use first names, initials, and surnames (e.g., John R. Smith) or first initials, second names, and surnames (e.g., J. Robert Smith). Do not use only initials with surnames (e.g., J. R. Smith) because this causes indexing and retrieval difficulties and interferes with unique identification of an author. Do not include professional or official titles or academic degrees. At least one author must be designated with an asterisk as the author to whom correspondence should be addressed.

AUTHOR ADDRESS (Word Style “BC_Author_Address”). The affiliation should be the institution where the work was conducted. If the present address of an author differs from that at which the work was done, indicate with a symbol and give the Present Address under Author Information.  If more than one address, use symbols to match author names to address(es).

Template for Submission of Manuscripts to American Chemical Society Journals

Proofreading

Dalam banyak kasus, manuskrip ditulis per bagian dan kemudian disusun menjadi satu untuk memenuhi syarat jurnal. Ketika beberapa orang menulis manuskrip bersama-sama, perhatian terhadap detail adalah hal kritis. Perubahan dalam satu bagian manuskrip dapat memengaruhi isi seluruh dokumen dan Supporting Information. Setiap kali salah satu penulis membuat perubahan, tinjau manuskrip secara keseluruhan untuk memastikan perubahan ini konsisten di seluruh manuskrip. Kemudian, minta ko-penulis memeriksa lagi untuk kedua kalinya tetapi pastikan untuk membuat salinan bersih bebas perubahan terlacak (track changes) dan komentar sebelum mengirimkannya ke jurnal. Sebaliknya, jika kita membuat perubahan pada manuskrip, minta ko-penulis untuk memeriksa perubahan yang kita buat. Jika manuskrip ditulis dalam Word, hidupkan Track Changes (Gambar 1) ketika mengoreksi dan membuat perubahan. Setelah selesai, terima semua perubahan (pilih Accept All Changes and Stop Tracking; Gambar 2) atau buat salinan bersih sebelum mengirim ke jurnal.

Sebelum mengirim manuskrip, pastikan manuskrip akhir yang disusun dari setiap penulis merupakan versi terbaru. Ini adalah waktu terbaik untuk menegaskan persetujuan ke jurnal mana manuskrip dikirim. Bandingkan versi akhir dengan versi asli untuk memastikan tidak ada yang diubah secara tidak sengaja selama penulisan termasuk gambar atau nomor persamaan. Periksa benar-benar semua data, berikan perhatian khusus terhadap angka, yang dengan mudah tertukar atau salah hitung. Jalankan program untuk memeriksa kesalahan ejaan dan isu tata bahasa. Sebagai langkah terakhir, minta tolong kolega yang dapat dipercaya yang bukan penulis untuk membaca dan mengoreksi manuskrip yang sudah selesai kita tulis.

Berbeda dengan membaca dan mengoreksi naskah umum, naskah ilmiah mempunyai tantangan tambahan. Ada tiga hal yang perlu diperhatikan: (i) mematuhi panduan gaya, (ii) judul, keterangan dan tekstual gambar, dan (iii) konsistensi.

Sebagian besar jurnal mempunyai syarat khusus bagaimana cara mengkomunikasikan informasi ilmiah dalam tulisan, mis: apakah satuan ukuran disingkat atau tidak, atau apakah menggunakan titik dua atau garis miring untuk menyatakan rasio. Pastikan semua judul, keterangan dan keterangan gambar diletakkan di tempat yang seharusnya dalam manuskrip. Sajikan mereka secara konsisten di seluruh manuskrip dan Supporting Information. Hindari kesalahan umum seperti:

• Teks yang hanya merujuk pada sebagian gambar
• Penghilangan detail percobaan penting dalam keterangan (mis.: konsentrasi, suhu, dsb.)
• Sumbu didefinisikan dengan tidak tepat
• Simbol atau jejak tidak didefinisikan dengan jelas
• Informasi yang berlebihan (digit penting yang tidak perlu atau sumbu yang terlalu ramai dengan teks dan angka)

Pastikan bahasa, nama kimia, struktur, dan penomoran struktur kimia adalah konsisten di seluruh manuskrip dan Supporting Information. Bandingkan isi manuskrip dengan Supporting Information untuk memastikan segala sesuatunya konsisten. Hindari kesalahan umum seperti:

• Penomoran senyawa dengan tidak benar
• Merujuk ke senyawa atau persamaan yang salah
• Menyediakan urutan Supporting Information dalam urutan yang berbeda dengan yang diacu dalam artikel

Pustaka dan daftar pustaka

Ada beberapa gaya penulisan pustaka umum. Beberapa jurnal mengijinkan sembarang gaya penulisan pustaka pada tahap awal pengiriman selama pustaka lengkap. Baca panduan jurnal, tetapi di atas semua itu, buat konsisten di seluruh manuskrip. Dalam narasi manuskrip, ada tiga format umum untuk mensitasi yang meiputi:

• Angka superskrip yang diletakkan di luar tanda baca. Contoh: Equations have been derived to extract kinetic parameters from these voltammograms.^2,3
• Angka dalam tanda kurung yang diletakkan di dalam tanda baca. Contoh: Equations have been derived to extract kinetic parameters from these voltammograms (2,3).
• Nama penulis dan tahun publikasi dalam tanda kurung di dalam tanda baca. Contoh: Equations have been derived to extract kinetic parameters from these voltammograms (Smith 2019; Taylor et al. 2018).

Pustaka yang disitasi dalam narasi harus dituliskan dalam daftar pustaka, biasanya di bagian akhir manuskrip. Di sini adalah detail kritis yang dimasukkan ketika mensitasi berbagai sumber, dengan contoh dalam format ACS.

Journal references: Include authors name, article title, abbreviated journal title, year of publication, volume number (if any), pages, DOI.

Link, S.; El-Sayed, M. A. Size and Temperature Dependence of the Plasmon Absorption of Colloidal Gold Nanoparticles. J. Phys. Chem. B 1999, 103 (21), 4212–4217. https://doi.org/10.1021/jp984796o.

Book references: Include the author or editor names, book title, publisher, city of publication, and year of publication.

Frankel, F. Picturing Science and Engineering; MIT Press, 2018.

Material other than books and journals: Provide sufficient information so readers may identify and locate the source.

Surat pengantar

Ketika manuskrip dikirim untuk publikasi, nasibnya pertama kali ada di tangan editor. Kita telah berinvestasi pada penelitian selaman berbulan-bulan, bahkan barangkali bertahun-tahun. Akan tetapi, editor bukanlah bagian dari perjalanan penelitian kita. Surat pengantar (cover letter) adalah lemparan jualan kita. Gunakan surat pengantar untuk meyakinkan editor mempublikasikan karya kita dan menyatakan mengapa karya kita layak untuk dipublikasikan. Karena orang pertama yang membaca surat pengantar mungkin bukan ahli dalam bidang khusus penelitian kita, uraikan:

• mengapa karya kita menarik pembaca yang luas; dan
• apa yang membuat manuskrip kita unik.

Lakukan ini dengan baik, dan editor mungkin berkeinginan lebih besar untuk meneruskan manuskrip kita ke mitra bestari eksternal.

Buat dengan sepenuh hati uraian langsung dampak karya kita, soroti keterbaruan, relevansi dan pentingnya, tetapi hindari kata-kata bualan seperti “unique”, “novel”, atau “first of its kind”. Baca tujuan jurnal dan sebutkan dalam surat pengantar. Jelaskan bagaimana manuskrip kita akan menarik pembaca. Begitu kita selesai membuat draf surat pengantar yang meyakinkan, minta masukan dari ko-penulis. Masukkan revisi ko-penulis dalam surat pengantar versi akhir. Kita juga bisa minta kolega yang dapat dipercaya untuk mereviu isi dan kejelasan. Surat pengantar sebaiknya tidak lebih dari satu halaman.

Pastikan untuk:

• Sebut editor-in-chief atau associate editor secara langsung, dengan namanya;
• masukkan judul manuskrip; dan
• sebutkan nama jurnal.

Buat dengan jelas kita menulis surat untuk jurnal itu dan tidak menyalin dan menempel dari pengiriman sebelumnya yang tidak diterima. Contoh surat pengantar yang baik bisa dilihat pada gambar, yang memasukkan unsur yang disebutkan di atas.

Evaluasi surat pengantar berikut.

Surat ini secara khusus menyebut jurnal target dan berisi uraian yang kuat, ringkas tentang temuan barunya dan pentingnya terhadap masyarakat penelitian. Akan tetapi, surat tidak menghubungkan hasil dengan pembaca jurnal atau tujuannya, dan kata-kata bualan (mis.: innovative dan first-of-its-kind) dapat membuat kesan yang jelek. Ingat, surat pengantar adalah kesempatan untuk meyakinkan editor bahwa manuskrip kita untuk reviu eksternal dan publikasi.

Menyarankan mitra bestari

Untuk menjamin proses penelaahan yang adil, editor memilih mitra bestari dari kumpulan ahli mandiri. Mereka juga mungkin meminta saran penulis untuk mitra bestari. Jika demikian, luangkan waktu untuk memberi saran mitra bestari yang sesuai. Ini menunjukkan kita mempercayai proses dan tahu siapa pemain kunci dalam bidang kita.

Ketika menyarankan mitra bestari, coba untuk menarik dari kumpulan ahli yang beraneka ragam, dan cari yang tidak menimbulkan konfilk kepentingan. Ini berarti kita tidak ingin merekomendasikan:

• teman dekat;
• teman kerja atau seseorang yang terafiliasi dengan institusi kita;
• kolaborator pada paper ini atau penelitian lain yang sedang berlangsung sekarang atau sudah selesai dalam waktu lima tahun lalu; dan
• siapapun yang berpotensi konfik kepentingan, seperti seseorang yang akan mendapatkan keuntungan dari publikasi kita.

Usulkan mitra bestari yang mempunyai:

• pengetahuan dan pemahaman luas tentang bidang kita yang dapat diterapkan pada garis penelitian kita;
• kemampuan teknik untuk mengevaluasi percobaan, data dan interpretasi;
• kemampuan untuk menawarkan umpan balik yang membangun, jujur dan tidak bias.

Jika kita tidak tahu siapa, pertimbangkan ahli yang telah memberikan presentasi pada konferensi atau paper yang ditulis pada bidang kita. Jika editor jurnal setuju dengan saran kita, mereka akan mengundang mitra bestari yang disarankan untuk berpertisipasi. Pastikan untuk mengirimkan informasi kontak terkini mitra bestari yang kita sarankan dalam sistem pengiriman daring atau surat pengantar, jika jurnal secara khusus memintanya.

Kebijakan sebelum publikasi

Ketika kita telah menyelesaikan penelitian dan mengidentifikasi tempat terbaik untuk mempublikasikan karya kita, perlu diingat bahwa jurnal tidak menerima karya yang telah dipublikasikan sebelumnya atau karya yang sedang dipertimbangkan untuk publikasi di tempat lain. Dan jika kita mengeposkan atau membagi isi dimana bahan tersebut tersedia secara umum dalam format cetak atau elektronik, dalam beberapa kasus, editor mungkin menolaknya.

Banyak jurnal mengijinkan pengeposan atau pracetak. Sebelum mengeposkan, berbagi atau mengirimkan manuskrip ke suatu tempat, pastikan untuk menyelidiki batasan atau syarat lain yang terkait dengan pracetak untuk jurnal yang paling kita minati.

Jika kita memilih untuk mengeposkan ke platform pracetak sebelum dikirim, gunakan surat pengantar untuk memberitahu editor tentang pracetak dan hubungannya dengan manuskrip yang kita kirim.

Dokumentasi yang diperlukan

Setelah kita selesai menformat mansukrip sesuai dengan panduan, membaca dan mengoreksi untuk ketepatan, menulis surat pengantar yang mendorong, dan menyarankan mitra bestari, langkah berikutnya adalah memasukkan semua dokumentasi yang diperlukan ketika mengirim mamnuskrip. Sebagian besar jurnal sudah menggunakan sistem pengiriman berbasis web seperti Manuscript Central atau Paragon Plus.

Umumnya, dokumentasi yang diperlukan meliputi: (i) file manuskrip, (ii) grafik untuk manuskrip, (iii) perjanjian publikasi jurnal, (iv) informasi pendukung untuk publikasi, (v) informasi pendukung hanya untuk reviu, (vi) file lain hanya untuk editor, dan (vii) web enhanced objects.

File manuskrip biasanya harus berupa teks manuskrip asli yang dapat diterima yang akan digunakan untuk membuat bukti PDF yang dibuat sistem. Pilih grafik untuk manuskrip (Graphic for Manuscript) untuk file grafik yang diunggah terpisah yang dimaksudkan untuk publikasi dengan teks manuskrip. Jangan pilih tujuan file ini jika grafik bertindak sebagai Supporting Information.

Perjanjian publikasi jurnal (Journal Publishing Agreement) adalah dokumen legal yang harus dilengkapi sebelum publikasi. Dalam sebagian besar kasus, penulis yang menangani pengiriman dapat melengkapi electronic journal publishing agreement.

Jika manuskrip dipublikasikan, pembaca akan mempunyai akses terhadap Supporting Information for Publication. Bahan Supporting information for Review Only tidak dimaksudkan untuk publikasi sebagai bagian dari paper tetapi sesuatu yang dibutuhkan oleh mitra bestari. Contoh dari bahan ini meliputi paper pengikut, pustaka yang masih dalam press atau sedang direviu. Material Other Files for Editor Only dimaksudkan untuk editor tetapi bukan untuk mitra bestari atau untuk publikasi. Contohnya adalah hasil reviu dari pengiriman sebelumnya dan surat ijin untuk mereproduksi bahan dari publikasi lain.

Web Enhanced Objects adalah bahan yang dimaksudkan untuk publikasi dan dapat diakses dari tautan dalam versi HTML paper. Contohnya adalah film, spektra dan citra 3D.

(hs)